Qu’est ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est une note qui indique les dépenses engagées par une personne pour son travail. Elle est généralement établie par les employés des entreprises et est ensuite remboursée par ces dernières. Les notes de frais peuvent couvrir les dépenses de transport, de repas, d'hébergement et de diverses fournitures nécessaires à l'exécution d'un travail.

Les différentes note de frais en France : déplacement, hébergement, repas, télétravail

Afin de déterminer le montant de vos frais professionnels, vous devez tenir compte de différents critères. En effet, les déplacements, l'hébergement, les repas et le télétravail sont des postes de dépenses qui peuvent être pris en compte dans le cadre d'une note de frais.

Pour les déplacements, vous devez tenir compte du mode de transport utilisé, du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de personnes concernées. Le montant des frais de déplacement est ensuite calculé en fonction du barème kilométrique établi par l'Administration.
Pour l'hébergement, vous devez tenir compte du nombre de nuits passées en hôtel, du nombre de personnes concernées et du type d'hébergement choisi. Le montant des frais d'hébergement est ensuite calculé en fonction du tarif de l'hôtel choisi.
Pour les repas, vous devez tenir compte du nombre de repas pris en charge, du nombre de personnes concernées et du type de repas choisi. Le montant des frais de repas est ensuite calculé en fonction du tarif du restaurant choisi.
Pour le télétravail, vous devez tenir compte du nombre de jours ouvrés travaillés, du nombre de personnes concernées et du type de télétravail choisi. Le montant des frais de télétravail est ensuite calculé en fonction du forfait choisi.

Il existe différents notes de frais en France. Chacun de ces frais peut être réglé par le biais de la plateforme Concur.fr.

Le fonctionnement et la validité d'une note de frais en entreprise

Une note de frais est un document justificatif d'une dépense effectuée par un salarié dans le cadre de son travail. Elle permet à l'entreprise de rembourser les frais engagés par le salarié et de déduire ces dépenses de ses impôts. Pour être valable, une note de frais doit être datée et signée par le salarié, et doit comporter les informations suivantes : le nom et l'adresse de l'entreprise, le nom et l'adresse du salarié, la date de la dépense, le montant de la dépense, la nature de la dépense (repas, hôtel, transport, etc.), et le motif de la dépense. Les notes de frais doivent être conservées par l'entreprise pendant au moins 5 ans.

Note de frais réels et note de frais au forfait

Les notes de frais sont un sujet sensible dans les entreprises. Les employés veulent être payés pour leurs dépenses, mais les entreprises veulent éviter les abus. Il existe deux types de notes de frais : les notes de frais réels et les notes de frais au forfait. Les notes de frais réels sont les plus courantes. Les employés présentent une facture pour chaque dépense et l'entreprise rembourse les dépenses admissibles. Les notes de frais au forfait sont un montant fixe que l'entreprise verse à un employé pour couvrir ses dépenses. Les employés doivent présenter une justification de leurs dépenses, mais ils n'ont pas à fournir de factures.

Récupération de la TVA sur une note de frais

Une note de frais est un document justificatif que vous devez fournir à votre employeur pour obtenir le remboursement de vos frais professionnels. Elle doit comporter certaines informations obligatoires, telles que le montant des frais engagés, la date de la dépense et une description de la nature de la dépense. Si vous êtes un entrepreneur individuel ou une petite entreprise, vous pouvez également déduire la TVA de vos frais professionnels. Pour ce faire, vous devez fournir à votre employeur une facture avec le montant de la TVA à déduire.